Tout savoir sur le RGPD
A partir du 25 mai 2018, le Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles prend effet pour toutes les entreprises françaises et travaillant en Europe. Il vise à améliorer la gestion et la sécurité des données trop longtemps mises de côté par ses dernières. Les sous-traitants comme les fournisseurs en seront responsables, sous peine de dures sanctions émises par l’Union européenne, pouvant impacter le chiffre d’affaires.
Le RGPD concerne tous les fournisseurs y compris ceux du Cloud, comportant un grand volume de données. EUROPRINT s’engage à vous aider à y voir plus clair grâce à cet article complet.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
D’après l’article 2 de la loi “Informatiques et libertés”, une donnée personnelle constitue “toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement”. Pour qu’une personne soit identifiée, il est nécessaire que son nom apparaisse sur le fichier ou que ce dernier comporte des éléments relatifs à cette personne comme son adresse, son numéro de téléphone, son âge, son IP, son matricule, sa photo ou un ensemble de données lui étant attribués.
Les données personnelles constituent donc toute information permettant d’identifier une personne. Utilisées à titre professionnel, elles doivent respecter le RGPD émis par la Commission européenne. De nombreuses formalités à réaliser auprès de la CNIL ne seront plus à faire. Les nouvelles règles à suivre visent à protéger les données à caractère personnel.
Comment respecter le RGPD ?
Les organismes se doivent désormais de prendre des mesures de sécurité pour les données collectées, sous peine de sanctions par le Parlement européen. Afin de respecter cette nouvelle législation, quelques étapes sont à respecter.
1. Trouver un guide
Choisissez un chef de chantier ou DPO pour accompagner vos équipes et établir la vérification du traitement des données par votre organisme avec le RGPD. Il doit être votre référence en matière de conformité législative, puisqu’il sera en mesure de vous dire si vos actions respectent ou non le règlement.
Il vous guidera aussi pour rendre votre activité compatible avec la loi en réalisant des inventaires pointus. Sachez toutefois que seul votre organisme est responsable de sa mise en conformité avec les nouvelles règles, en aucun cas le DPO.
2. Soigner votre registre de données
Établissez un registre des données personnelles collectées par votre structure. Cela vous permettra de voir plus clair dans votre traitement des données à caractère personnel. Cette cartographie vous aidera également à mesurer l’incidence du RGPD sur votre fonctionnement.
3. Passez à l’action
Déterminez les actions à mener pour vous mettre en conformité avec la loi. Il vous faudra mener à bien quelques tâches :
- Faites un peu de nettoyage dans votre base de données en vous assurant que toutes les informations traitées sont strictement nécessaires et justifiables par un but professionnel précis.
- Installez une protection automatique des données à caractère personnel.
- Mettez à jour vos mentions d’informations pour correspondre à la réglementation. Vous devez pouvoir justifier chaque récolte d’informations par un contrat ou un consentement de la personne concernée.
- Veillez à ce que vos sous-traitants soient en conformité avec la réglementation.
- Appliquez les principes de “Privacy by default” ou “Privacy by design”.
4. Restez à jour
Documentez vos actions et gardez une trace qui vous permettra de justifier tout traitement de données personnelles en temps voulu. Cette documentation constituera une preuve de votre conformité avec le RGPD.
Vous savez désormais comment éviter la violation du RGPD. Le traitement de données sensibles comme celles-ci nécessitent votre plus grande vigilance et votre plus haute rigueur.
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